Zaměstnavatel musí zaplatit 180 tisíc za kopie občanek

11. 6. 2019

Úřad pro ochranu osobních údajů udělil pokutu ve výši 180 000 Kč zaměstnavateli, který nadbytečně uchovával kopie dokladů svých zaměstnanců.

Zaměstnavatel má sice povinnost vést personální spis každého zaměstnance, ten však může obsahovat pouze písemnosti nezbytné pro výkon práce. V tomto případě kontrola v personálních spisech našla kopie průkazů zdravotního pojištění, výpisy z evidence rejstříku trestů, karty s čísly bankovních účtů i skenované fotografie a rodné listy dětí zaměstnanců. Takový postup je jednoznačně nezákonný.

Zaměstnavatelé by se měli řídit zásadou minimalizace dat a přiměřenosti. Problémem je i nadbytečné uchovávání kopií občanských průkazů zaměstnanců. To lze dělat pouze v souladu se zákonem o občanských průkazech a při splnění podmínky, že všechny osobní údaje jsou zpracovávány za účelem, který si zaměstnavatel předem stanovil. Pokud žádný účel pro zpracování osobních údajů neexistuje, nemá zaměstnavatel právo je zpracovávat.

Kontrola daného zaměstnavatele byla sice prováděna ještě podle předchozí právní úpravy, s nařízením GDPR se ale tyto podmínky nezměnily. Vedete-li jako zaměstnavatel personální spisy svých zaměstnanců, zamyslete se, jestli některé osobní údaje neuchováváte nadbytečně. Chcete vědět víc? Pak se přihlaste k odběru Elektronického zpravodaje pro pověřence!