Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V SOULADU S AKTUÁLNÍ LEGISLATIVOU strana 5 A.1 Spisová služba se skládá z legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, jejichž účelem je efektivní nakládání s dokumenty organizace. Možná se ptáte, jak je možné, že ve vaší organizaci pracují lidé, kteří jsou většinou pořádní i pořádkumilovní, a přesto je ve správě dokumentů chaos. Odpovědí může být to, že každý si představuje pořádek jinak. Pokud není tento pořádek sjed- nocen do jednotného názvosloví a jednotného systému práce, bude vždy převládat chaos. Pokud nejsou alespoň v základní míře dodržována určitá přijatá pravidla pro práci s dokumenty, opět začne převládat spíše nepořádek. Tři opěrné body Přitom není nutné za každou cenu vymýšlet různé novátorské postupy. Pro organizace typu tzv. veřejnoprávních původců je tato inovativnost do jisté míry omezena platnou legislativou. Neznamená to ovšem, že zde není prostor pro uplatnění jas- ných a hlavně účinných postupů. Řádný výkon spisové služby stojí pevně na třech opěrných bodech. Pokud není jeden opěrný bod pevný, celý systém se může velmi lehce stát nestabilním: a) legislativa – je dána archivním zákonem (dále jen „AZ“) a vyhláškou; ty jsou rozvedeny v interních normách pů- vodce; b) lidé – existují přesně popsané činnosti pro práci s doku- menty v závislosti na vykonávané pozici, včetně kontroly těchto činností; c) technika – tzv. elektronizace v rámci spisové služby nemu- sí být efektivní, pokud nebudou dodržována legislativní 2. !