Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V SOULADU S AKTUÁLNÍ LEGISLATIVOU strana 9 A.1 Postup práce s dokumentem Hlavně veřejnoprávní původci si při evidenci musejí jasně sta- novit postup práce s každým dokumentem. Mělo by být jasné:  kdy byl dokument přijat (např. pro hlídání předepsané lhů- ty pro vyřizování), v jakém množství a v jaké podobě (v pří- padě elektronických podání provést kontrolu povinných náležitostí), pod jakým číslem jednacím (pokud je takto označen);  o jaký typ dokumentu se jedná (faktura, žádost, stížnost atd.; od toho se odvíjí spisový znak podle spisového plánu);  kdo ho v organizaci bude vyřizovat (viz oběh), jak bude vyřízen (kromě zmiňované lhůty, není-li na dokument vá- zána i podoba vyřízení), kdo a jaký způsobem dokument podepíše (vztah např. ke správnímu řádu atd.);  kdy byl odeslán, pod jakým číslem jednacím či spisovou značkou (pro snazší vyhledávání, event. pro zařazování dal- ších dokumentů – vytváření spisů) atd. Dále by mělo být jasné, jaká je právní a ekonomická hodnota do- kumentu (skartační lhůta) a hodnota historická (skartační znak). Oběh: Tento aspekt je důležitý z hlediska sledování dokumen- tů – neboli kdo a v jakém reálném čase dokument vlastní. Obecně lze též konstatovat, že většina vyřizovaných doku- mentů (agend) má stále stejný postup rozdělování (směrování) a z něho vyplývající vyřizování. Toho využívají elektronické sys- témy spisových služeb (ERMS), které pak takovýto dokument tzv. natrasují. V analogovém (papírovém) prostředí spisové služby to můžeme vyjádřit i níže uvedeným obrázkem. Oběh Typ dokumentu