Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

strana 1 C.8 VEDENÍ JMENNÝCH REJSTŘÍKŮ OD 24. ČERVENCE 2021 C.8 Vedení jmenných rejstříků od 24. července 2021 Rejstříky představují základní nástroj užívaný k organizaci a vyhledávání informací. Slouží zejména k systematickému zpracování informací, jejich organizaci a vyhledávání po- dle fyzických, podnikajících fyzických či právnických osob. Jmenné rejstříky obsahují důvěryhodné, správné a ověřené údaje, které každá organizace potřebuje při příjmu, evidenci, vyřizování a odesílání dokumentů , a to o fyzických i právnic- kých osobách. V rejstříku se vždy uchovávají tzv. klíče a odkazy: Klíčem jsou určité lexikální jednotky – například jméno + příjmení + ad- resa, identifikátor datové schránky apod.; zatímco odkaz tvoří konkrétní vazba mezi rejstříkem a dokumentem obsahujícím příslušný klíč. Obvykle jde o bezvýznamový identifikátor – ta- kový, při jehož použití nelze osobu jednoznačně identifikovat bez dalších údajů. Nové požadavky na ochranu osobních údajů vedly k minulé novele zákona o archivnictví, jež nabyla účinnosti 24. 4. 2019. Zásadní změnou se stalo povinné vedení jmenného rejstříku , který tvoří samostatnou funkční součást evidenční pomůcky s metadaty (obsahujícími též osobní údaje). Účelem povin- ného vedení je mimo jiné realizace práva subjektu údajů na přístup k osobním údajům podle GDPR. Ve spojitosti se zákonem č. 261/2021 Sb., kterým se mění ně- které zákony v souvislosti s další elektronizací postupů or- gánů veřejné moci, dochází aktuální novelou ZA ke zpřesnění či naopak vypuštění vybraných povinností pojících se právě Povinné vedení jmenného rejstříku