Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V DIGITÁLNÍ PODOBĚ strana 1 F.2 Obecně Definice spisové služby se ve svých závěrečných pasážích zmiňuje o tom, že spisová služba se skládá z legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za úkol efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, oběh, vyřizování a odesílání, evidenci, ukládání a vyřazování. Smyslem spisové služby je co nejjednodušší na- kládání s dokumenty při současném vyhovění všem požadav- kům příslušné agendy. Musí brát ohled na právní a skutečnou hodnotu písemností, včas vyřazovat dokumenty, které jsou již nepotřebné pro provoz organizace a jejichž právní hodnota pominula. Toto samozřejmě platí také pro dokumenty, které jsou někdy označovány jako „digital born“ , tj. „digitálně narozené“, jež by měly tento svět opustit (nebo být archivovány) ve stejné podo- bě. To se děje postupy, které jsou zejména pro veřejnoprávní původce svázány s určitými legislativními povinnostmi, s nimiž souvisí i požadavky na technické zajištění procesu tzv. digitální nebo elektronické skartace. K provedení skartace v elektronické podobě musí již od počát- ku systém, ve kterém je řešena spisová služba, splňovat národ- ní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). F.2 Skartační řízení v digitální podobě Definice spisové služby Digitální původ dokumentů