Zaměstnavatel je povinen pro své zaměstnance zajistit poskytování pracovnělékařských služeb, a to prostřednictvím poskytovatele pracovnělékařských služeb. K zajištění předmětných služeb zaměstnavatel může (a někdy je povinen) uzavřít s poskytovatelem písemnou smlouvu.
Dle úpravy účinné od 1. 11. 2017 nemusí mít každý zaměstnavatel uzavřenou „stálou“ písemnou smlouvu s poskytovatelem pracovnělékařských služeb. Tato povinnost se nyní nevztahuje na zaměstnavatelé, kteří zaměstnávají pouze osoby vykonávající činnosti v první kategorii rizikovosti podle zákona o ochraně veřejného zdraví, pro jejichž výkon prováděcí vyhláška č. 79/2013 Sb. nebo jiný právní předpis nestanoví zvláštní podmínky zdravotní způsobilosti, a kteří vysílají své zaměstnance na pracovnělékařské prohlídky k obvodním lékařům.
Nyní tedy postačí, aby uvedení zaměstnavatelé s nerizikovými činnostmi uzavřeli smlouvu s poskytovatelem pracovněprávních služeb na provedení dohledu či poradenství pouze tehdy, pokud okolnosti nasvědčují tomu, že je to účelné (např. v případě velkého počtu pracovních úrazů či nemocí z povolání, při změně výrobních postupů atd.) Na prohlídky mohou tito zaměstnavatele odesílat zaměstnance či uchazeče k jejich obvodním lékařům, a to na základě písemné žádosti.
Pro zaměstnavatelé, u nichž pracovníci vykovávají rizikové práce (2. kategorie a výše) nebo práce se zvláštními podmínkami zdravotní způsobilosti zůstává uzavření písemné smlouvy na zajištění pracovnělékařských služeb povinné vždy.
Smlouva musí být uzavřena písemně. Zákon nestanoví její podstatné obsahové náležitosti.
Rozsah některých pracovnělékařských služeb je stanoven přímo v zákoně nebo v jeho prováděcí vyhlášce. Jinde ale právní úprava počítá s tím, že budou bližší pravidla dohodnuta mezi zaměstnavatelem a poskytovatelem, případně určena zaměstnavatele (například okruh zaměstnanců zaměstnavatele, kteří se mají účastnit školení v poskytování první pomoci).
Výši odměny za pracovnělékařské služby ponechávají právní předpisy zcela v dispozici smluvních stran. Zaměstnavatel si tak může s poskytovatelem sjednat výši této odměny různými způsoby. Není vyloučeno sjednání určité paušální výše úplaty. Obvyklejší je ujednání o konkrétní ceně za provedení pracovnělékařské prohlídky a za další pracovnělékařské služby. Vzhledem k tomu, že rozsah dalších pracovnělékařských služeb, jako je hodnocení, poradenství nebo dohled na pracovištích, není možné spolehlivě určit podle jednotlivých úkonů a je spíše vymezován prostřednictvím doby, kterou zajištění těchto služeb trvá, může být vhodnější sjednání výše úplaty prostřednictvím hodinové sazby.
Především v případě, kde jde o většího zaměstnavatele s velkým počtem zaměstnanců, je vhodné si sjednat, ve kterých dnech bude poskytovatel pro tyto zaměstnance k dispozici, a to za účelem pružnějšího průběhu zajišťování pracovnělékařských služeb.
Pro předcházení nejasností a zajištění co nejrychlejšího a nejefektivnějšího průběhu pracovnělékařských služeb lze doporučit, aby si zaměstnavatel s poskytovatelem sjednali způsob, jakým si budou navzájem předávat důležité dokumenty.
Právní úprava nyní výslovně připouští, aby smluvní poskytovatel pracovnělékařských služeb poskytoval zaměstnavateli tyto služby prostřednictvím jiného pověřeného poskytovatele, avšak pouze tehdy, pokud to připouští smlouva se zaměstnavatelem. Připuštění pověření se jeví jako vhodné zvláště u větších zaměstnavatelů, u nichž je riziko, že smluvní poskytovatel nebude s poskytováním některých součástí služeb kapacitně stačit, nebo u zaměstnavatelů, kteří vykonávají svou činnost na různých vzdálenějších místech. Vždy je vhodné, aby zaměstnavatel udělil s pověřením souhlas a vymezil v dohodě se smluvním poskytovatelem podmínky spolupráce s poskytovatelem pověřeným (rozsah poskytovaných služeb, předávaní informací, místo poskytování služeb atd.)
Pověřovací smlouva mezi smluvním poskytovatelem a jiným poskytovatelem musí obsahovat zejména ujednání o: