Ke vzniku újmy v důsledku pracovního úrazu, případně nemoci z povolání, může dojít i při takových výkonech práce, kdy mezi stranami není pracovněprávní vztah – v průběhu vzdělávacího procesu žáků a studentů, při přípravě na budoucí povolání, ale také např. při výkonu veřejné funkce, při výkonu funkce statutárního orgánu a další dohodnuté činnosti. Jde o případy povinnosti k náhradě majetkové i nemajetkové újmy vůči osobám, jež nejsou zaměstnanci ve smyslu zákoníku práce.
To se týká i případů újmy způsobené úrazem žákům a studentům (školní úrazy). Za škodu, která vznikla žákům základních škol a základních uměleckých škol při vyučování nebo v přímé souvislosti s ním, odpovídá právnická osoba vykonávající činnost dané školy. Při výchově mimo vyučování ve školském zařízení či v přímé souvislosti s ní má povinnost k náhradě škody právnická osoba vykonávající činnost školského zařízení.
Dojde-li k pracovnímu úrazu, resp. školnímu úrazu, spočívají hlavní povinnosti zejména na zaměstnavateli, resp. na škole a školním zařízení.
Škola nebo školní zařízení jsou povinni uskutečnit neodkladné úkony: zejména poskytnout první pomoc a dále také provést opatření, jež zabrání vzniku dalších škod na zdraví či majetku.
Pro vedení povinné dokumentace školních úrazů, tedy úrazů dětí, žáků a studentů, platí odlišná úprava než pro pracovní úrazy zaměstnanců. Vedení předepsané dokumentace ve školách a školských zařízeních upravuje specificky školský zákon a prováděcí předpisy.
Školy (a školská zařízení) jsou vždy povinny vést knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky.
Náležitosti, podobu a formu těchto dokumentů stanoví vyhláška č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění pozdějších předpisů, odlišně od úpravy platné pro dokumentaci pracovních úrazů zaměstnanců. Tato odlišná úprava se vztahuje i na děti v mateřských školách.
Vyhláška stanoví povinné případy záznamů a povinné údaje v knize úrazů. V knize úrazů se evidují všechny úrazy dětí, žáků a studentů, ke kterým došlo při vzdělávání a s ním přímo souvisejících činnostech a při poskytování školských služeb, a to nejpozději do 24 hodin od okamžiku, kdy se škola nebo školské zařízení o úrazu dozví. V knize úrazů se uvede pořadové číslo úrazu, jméno (jména), příjmení a datum narození zraněného, popis úrazu, popis události, při které k úrazu došlo, včetně údaje o datu a místě události, zda a kým byl úraz ošetřen, podpis zaměstnance právnické osoby vykonávající činnost školy nebo školského zařízení, který provedl zápis do knihy úrazů, další údaje, pokud jsou potřebné k sepsání záznamu o úrazu.
Záznam o úrazu škola nebo školské zařízení vyhotovuje, jde-li o úraz, jehož důsledkem byla nepřítomnost dítěte, žáka nebo studenta ve škole nebo školském zařízení zasahující alespoň do 2 po sobě jdoucích vyučovacích dnů, nebo smrtelný úraz; smrtelným úrazem se rozumí takové poškození zdraví, které způsobilo smrt po úrazu nebo na jehož následky dítě, žák nebo student zemřel nejpozději do jednoho roku od vzniku úrazu.
Na žádost zákonného zástupce žáka, zletilého žáka nebo orgánů uvedených ve vyhlášce škola nebo školské zařízení bezodkladně vyhotoví záznam i o úrazu, který nenaplňuje znaky uvedené pro povinný záznam o úrazu. Dále škola nebo školské zařízení vyhotoví o záznam úrazu, pokud je pravděpodobné, že dítěti, žáku nebo studentovi bude poskytnuta náhrada za bolest a ztížení společenského uplatnění způsobené úrazem.
O úrazu dítěte, nezletilého žáka nebo nezletilého studenta podá škola nebo školské zařízení bez zbytečného odkladu hlášení jeho zákonnému zástupci. Nasvědčují-li zjištěné skutečnosti tomu, že v souvislosti s úrazem byl spáchán trestný čin nebo přestupek, nebo jedná-li se o smrtelný úraz, podá škola nebo školské zařízení bez zbytečného odkladu hlášení místně příslušnému útvaru Policie České republiky. O úrazu dále podá škola nebo školské zařízení bez zbytečného odkladu hlášení pojišťovně, u které je škola nebo školské zařízení pojištěno pro případ své odpovědnosti za škodu vzniklou na životě a zdraví žáků. Škola nebo školské zařízení bez zbytečného odkladu podá hlášení o úrazu také příslušnému oblastnímu inspektorátu práce, popřípadě příslušnému obvodnímu báňskému úřadu, pokud k úrazu došlo při praktickém vyučování žáků středních škol nebo praktické přípravě studentů vyšších odborných škol.
Záznam o úrazu zasílá škola nebo školské zařízení za uplynulý kalendářní měsíc, nejpozději do 5. dne následujícího měsíce, zdravotní pojišťovně žáka (dítěte, studenta) a České školní inspekci. Jedná-li se o úraz smrtelný, zasílá škola nebo školské zařízení záznam o úrazu do 5 pracovních dnů po podání hlášení nebo aktualizaci záznamu dle výše uvedeného postupu také zřizovateli, zdravotní pojišťovně dítěte, žáka nebo studenta, České školní inspekci a místně příslušnému útvaru Policie České republiky. Na základě jeho písemné výzvy zasílají škola a školské zařízení záznamy o úrazu a jejich aktualizaci zřizovateli i v ostatních případech úrazů.
Pokud jde o aktualizaci záznamů, škola nebo školské zařízení vždy k 30. září vyrozumí Českou školní inspekci o aktualizacích záznamů o úrazu v uplynulém školním roce. Vyrozumění obsahuje pořadové číslo a školní rok vyhotovení každého záznamu o úrazu, který byl v uplynulém školním roce aktualizován, a údaj o důvodu aktualizace.
Záznam o úrazu se vyhotovuje výlučně na předepsaném formuláři, vzor záznamu o úrazu je stanoven právním předpisem. Záznam lze rovněž vyplňovat elektronicky, a to přímo v elektronickém systému České školní inspekce, v systému InspIS (https://inspis.csicr.cz) Formulář se zasílá prostřednictvím datové schránky nebo jako dokument se zaručeným elektronickým podpisem. V případě, že škola nemá zřízenu datovou schránkou ani elektronický podpis, je možné využít datové schránky či elektronického podpisu zřizovatele.