Výběr fyzických osob ucházejících se o zaměstnání z hlediska kvalifikace, nezbytných požadavků nebo zvláštních schopností je v působnosti zaměstnavatele, pokud ze zvláštního předpisu nevyplývá jiný postup.
V souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru smí zaměstnavatel od fyzické osoby, která se uchází o práci, případně od jiných osob, vyžadovat jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy.
Před vznikem pracovního poměru a rovněž tak i po uzavření pracovního poměru nesmí zaměstnavatel vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem. Některé informace smí zaměstnavatel vyžadovat, je-li pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána a je-li tento požadavek přiměřený. Výjimky z tohoto zákazu se dále vztahují na případy, kdy tak stanoví zákoník práce nebo zvláštní právní předpis. Uvedené informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob.
Chce-li zaměstnavatel jako správce osobních údajů zpracovávat ve vztahu k uchazečům o práci a ke svým zaměstnancům osobní údaje podle zvláštních předpisů, musí mít souhlas těchto osob.
V případě zpracování dalších osobních údajů (jiných než ty, které je povinen zaměstnavatel zpracovávat podle zvláštních právních předpisů a k plnění svých povinností ze smluv), musí jít o tzv. informovaný souhlas. Zaměstnanec tedy musí být při udělení souhlasu informován o tom, pro jaký účel zpracování, k jakým osobním údajům a na jaké období je souhlas dáván.
Zaměstnavatel musí být schopen prokázat, že mu byl udělen souhlas se zpracováním osobních údajů i informovaný souhlas se zpracováním osobních údajů, a to po celou dobu zpracování.