Bez ohledu na důvod zpracování osobních údajů je zaměstnavatel povinen zaměstnance informovat o skutečnostech souvisejících se zpracováním jeho osobních údajů, a to v okamžiku, kdy od něj tyto osobní údaje získá. Ve většině případů to tedy bude při prvotním kontaktu se zaměstnancem v rámci výběrového řízení či při jeho nástupu do práce u zaměstnavatele.
Zaměstnavatel není povinen tuto informační povinnost plnit v případě, že zaměstnanec již uvedené informace má. Pokud tedy již zaměstnanec má informace o tom, kdo je jeho (budoucí) zaměstnavatel či jaké osobní údaje budou zpracovávány a proč, nemusí mu zaměstnavatel informace o těchto skutečnostech zvláště poskytovat.