Pracovní řád je zvláštním druhem vnitřního předpisu. Na rozdíl od vnitřních předpisů podle § 305 zákoníku práce, které upravují mzdová, platová a další práva zaměstnanců v pracovněprávních vztazích, má pracovní řád rozvádět ustanovení zákoníku práce nebo jiných právních předpisů, pokud jde o povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance vyplývající z pracovněprávních vztahů. Pracovní řád ovšem nemůže zaměstnanci zakládat nové povinnosti.
Zaměstnavatelé by se při vydávání pracovního řád měli vyvarovat zaměňování jeho obsahu s vnitřními předpisy podle § 305. Zákoník práce totiž výslovně stanoví, že pracovní řád nemůže obsahovat úpravu podle § 305 odst. 1 čili nemůže sloužit k úpravě mzdových nebo platových práv, práva na cestovní náhrady, na dovolenou atp.
Za nepříliš praktické považujeme vkládat do pracovního řádu úpravu rozvržení pracovní doby. Zaměstnavatelé totiž pravidla rozvrhování pracovní doby často přizpůsobují měnícím se podmínkám, a proto je vhodné tuto problematiku řešit spíše samostatným vnitřním předpisem o rozvržení pracovní doby.
Pracovní řád by neměl sloužit ani k opisování pravidel zákoníku práce souvisejících se vznikem, změnami nebo skončením pracovního poměru. Není do něj třeba opisovat ani povinnosti zaměstnanců, které již pro zaměstnance vyplývají ze zákoníku práce nebo jiných právních předpisů.
Zaměstnavatel by měl při konstrukci pracovního řádu postupovat tak, že v zákoníku práce nebo jiných právních předpisech vytipuje právní úpravu stanovící povinnosti zaměstnanců, případně zaměstnavatele, kterou považuje za vhodné přizpůsobit konkrétním podmínkám u zaměstnavatele. Právě touto metodou dosáhne zaměstnavatel toho, co je smyslem pracovního řádu, tedy konkretizovat, specifikovat, doplnit a rozvést povinnosti, které mají ve své obecné podobě základ v právním předpise.
K pracovnímu řádu je třeba doplnit, že jeho vydání je právem, nikoli povinností zaměstnavatele.
Pracovní řád musí být vydán písemně.
Pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, může být pracovní řád vydán nebo změněn jen s jejím předchozím písemným souhlasem.
Zaměstnavatel je povinen s vydáním pracovního řádu nebo s jeho změnou seznámit zaměstnance. Zaměstnanci musí být s pracovním řádem seznámeni také při nástupu do práce.
Obecná prevenční povinnost zaměstnanců vyplývá z ustanovení § 249 odst. 1 zákoníku práce. Povinnost chránit majetek zaměstnavatele pak z § 301 písm. d) zákoníku práce. Zaměstnavatel může v pracovním řádu specifikovat, jak konkrétně by zaměstnanci měli jednat či nejednat, aby předcházeli vzniku škod, odvraceli škody, případně je minimalizovali.
Zaměstnavatel tak může například upravit pravidla provádění kontrol věcí, které s sebou zaměstnanci vnášejí a odnášejí z pracoviště, případně osobních prohlídek zaměstnanců. S ohledem na konkrétní okolnosti může zaměstnavatel stanovit, že musí zaměstnanci před opuštěním pracoviště zkontrolovat uzavření oken, zhasnout světla, zamknout skříně, dveře atd.
Zaměstnavatel může v pracovním řádu specifikovat povinnosti zaměstnanců, jejichž plnění očekává v souvislosti s tím, že se zaměstnanci podle § 301 písm. d) zákoníku práce musí vyvarovat jednání v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele. Konkrétní pravidla se pak mohou týkat například způsobu komunikace s obchodními partnery nebo zákazníky, vystupování jménem zaměstnavatele, reprezentace zaměstnavatele apod.
Zákoník práce ukládá zaměstnancům povinnost spolupracovat s ostatními zaměstnanci. Zaměstnavatel může v pracovním řádu tuto povinnost prohloubit a různými směry rozvinout. Může tedy stanovit například pravidla vnitřní komunikace, postup pro řešení konfliktů atd.
Tento bod pracovního řádu může v případě jeho správného a vhodného zpracování významně přispívat k budování firemní kultury zaměstnavatele.
Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost evidovat pracovní dobu. K vedení evidence je ale zpravidla zapotřebí dodržování určitých pravidel ze strany zaměstnanců, například povinnost zapisovat příchody a odchody z pracoviště do určené knihy, případně správně využívat elektronický docházkový systém, atd. Právě tyto konkrétní povinnosti související s evidencí pracovní doby mohou být obsahem pracovního řádu.
Zákoník práce spolu s řadou dalších právních předpisů zakotvuje desítky různých povinností zaměstnavatele a zaměstnance v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (viz například § 106 zákoníku práce). Pracovní řád by neměl sloužit k opisování těchto pravidel, nýbrž opět k jejich rozvedení a přizpůsobení okolnostem u zaměstnavatele.
Pracovní řád může specifikovat povinnosti zaměstnanců, které souvisí se skončením pracovního poměru. Může se jednat například o povinnost předat agendu a dokumentaci jinému spolupracovníkovi, informovat vedoucího zaměstnance o stavu plnění pracovních úkolů apod.