Vzor je určen pouze pro zaměstnavatele tzv. nepodnikatelské sféry, tedy zaměstnavatele uvedené v ustanovení § 109 odst. 3 zákoníku práce, kteří odměňují své zaměstnance platem. U těchto zaměstnavatelů nepřipadá do úvahy jiný způsob určení platu než právě prostřednictvím vydání platového výměru.
Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost vydat zaměstnanci platový výměr v písemné podobě. Zaměstnanec navíc musí platový výměr obdržet v den nástupu do práce.
Platový výměr musí obsahovat údaj o platové třídě, platovém stupni a platovém tarifu. Pokud zaměstnanci přísluší ještě další pravidelně měsíčně poskytované složky platu (například osobní příplatek, příplatek za vedení nebo zvláštní příplatek), musí být v platovém výměru uvedeny také.
Při zařazování do platového stupně a platové třídy postupuje zaměstnavatel podle pravidel uvedených v nařízení vlády č. 341/2017 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě.
Dojde-li ke změně údajů, které jsou nebo mají být uvedeny v platovém výměru, musí zaměstnavatel zaměstnanci tuto změnu písemně oznámit. Toto oznámení může, ovšem nutně nemusí, být učiněno vydáním nového platového výměru. Zaměstnavatel tedy může zaměstnanci vydat například dodatek k platovému výměru nebo i jinak označenou listinu, z níž bude patrné, že zaměstnavatel jejím prostřednictvím oznamuje zaměstnanci změnu údaje uvedeného v platovém výměru.