Zákon zpravidla vyžaduje, aby zaměstnanec cestovní výdaje, které mu vznikly a jejichž nahrazení od zaměstnavatele požaduje, zaměstnavateli prokázal.
V případech, kdy je prokázání vzniklých cestovních výdajů nutnou podmínkou pro vyplacení jejich náhrady, nicméně zaměstnanec z nějakého důvodu tuto povinnost nemůže splnit (např. proto, že příslušný doklad ztratil a nelze jej nahradit náhradním dokladem), má zaměstnavatel sám uvážit, zda zaměstnanci cestovní náhrady poskytne. Pokud se rozhodne cestovní náhrady poskytnout, tak ve výši, kterou uzná za odpovídající určeným podmínkám. Zaměstnavatel by měl v uvedených případech postupovat přiměřeně k okolnostem případu a brát v úvahu výdaje, jež zaměstnanci s ohledem na určené podmínky cesty pravděpodobně vznikly.
Pokud se zaměstnavatel ve výše uvedeném případě rozhodne zaměstnanci určitou náhradu cestovních výdajů přiznat, je praktické, aby si pro účely zaúčtování výplaty tohoto výdaje nechal od zaměstnance vystavit čestné prohlášení osvědčující vznik a výši nahrazovaných cestovních výdajů.