Online vzdělávací kurz: Specialista spisové služby

Online vzdělávací kurz: Specialista spisové služby

Vaše povinnosti od A do Z srozumitelně a prakticky

Termín: 2. 4. 2020 – 17. 4. 2020
Přednáší:
Místo konání: Název místa konání

Máte na starosti kromě jiné pracovní náplně také výkon spisové služby? Nestíháte se zorientovat v nepřehledných povinnostech a požadavcích, a tak děláte jen to nejnutnější? Kontroly tento důvod nezajímá a rozdávají tučné pokuty, a proto musíte stejně jako ostatní původci vést spisovou službu se všemi zákonnými náležitostmi. Nezoufejte, právě pro vás jsme připravili speciální vzdělávací kurz, díky kterému si uděláte konečně jasno!

Na toto školení již není možné se objednat. V případě Vašeho zájmu o další konání, kontaktujte náš zákaznický servis. Děkujeme.

Cíl online kurzu

Spisová služba je nedílnou součástí každé organizace. Dokumenty, které v ní obíhají, mají právní, ekonomickou a často historickou hodnotu. V praxi však spisová služba dost často nefunguje - ať už z důvodu podcenění, či zahlcení pracovníků "důležitějšími úkoly", než je spisová služba. 

Na tento prohřešek proti zákonu si v poslední době posvicují kontroloři a rozdávají tučné pokuty. Proto je důležité, aby všichni původci dokázali vést bezchybnou spisovku! Je ale vůbec možné skloubit řadu právních předpisů a prováděcích vyhlášek s množstvím dokumentů, kterými jsou obce, školy a další úřady s přetíženými zaměstnanci zahlcovány? Kde mají původci hledat informace? Poznejte aktuální legislativu, zaručené postupy, rady a tipy od metodičky spisové služby!

7 důvodů, proč absolvovat vzdělávací kurz:

  • zjistíte, jak klasifikovat dokumenty dle skartačních lhůt;
  • hravě zvládnete listinné i elektronické skartační řízení;
  • budete umět provést konverzi dokumentů do výstupního formátu;
  • zefektivníte proces vedení spisové služby a ušetříte čas na jinou agendu;
  • poradíte si s vedením hybridních spisů a zacházením s datovou schránkou;
  • zvládnete podepisovat a pečetit dokumenty dle eIDAS;
  • získáte jistotu, že vám nehrozí žádná pokuta od kontrolorů.

Detailní program kurzu naleznete zde.

Komu je online kurz určen

Kurz je určen všem původcům, kteří zajišťují výkon i vedení spisové služby. Jedná se zejména o spisové pracovníky, metodiky spisové služby, tajemníky, ředitele, referenty, asistentky, sekretářky, účetní, IT techniky a všechny vedoucí pracovníky. 

 

Další informace

Online vzdělávací kurz je plnou náhradou za prezenční kurz s tou výjimkou, že ho můžete sledovat jak ve vaší kanceláři, tak doma. Jako účastník obdržíte CERTIFIKÁT o jeho absolvování, který můžete využít ve svém CV v části o doplňkovém odborném vzdělávání. V ceně vzdělávacího kurzu jsou podkladové materiály v elektronické podobě, záznam online seminářů a vyhodnocení závěrečného testu. K získání osvědčení je třeba zodpovědět správně alespoň 70 % otázek. 

Podrobný program online kurzu (2. 4. - 17. 4. 2020)

1. MODUL: Online seminář, 2. 4. 2020, 8:30-13:00 

Zásadní legislativní změny posledních let

Základní povinnosti původců

  • Základní pojmy spisové služby
  • Rozdělení původců dokumentů a jejich povinnosti
  • Právní předpisy a legislativní změny týkající se správy dokumentů
  • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
  • Bezpečnost dat a osobních údajů (GDPR)
  • Spisový řád a jeho náležitosti
  • Síť veřejných archivů

Příjem, doručování a evidence dokumentů

  • Příjem, doručování a evidence listinných dokumentů
  • Příjem, doručování a evidence elektronických dokumentů, vč. ověřování náležitostí dokumentů v digitální podobě
  • Převody dokumentů z digitální do listinné podoby a naopak (autorizovaná konverze a změna datového formátu)
  • Zabezpečení důvěryhodnosti dokumentů v digitální podobě v průběhu celého jejich životního cyklu
  • Vedení jmenných rejstříků

Vyřizování dokumentů a spisů

  • Třídění, rozdělování a oběh dokumentů v organizaci
  • Vyřizování dokumentů, tvorba a evidence spisu
  • Vyhotovování dokumentů – náležitosti, stejnopisy, prvopisy, druhopisy, kopie
  • Podepisování dokumentů - elektronický podpis, elektronická pečeť, kvalifikované časové razítko
  • Odesílání dokumentů v listinné i digitální podobě – datová schránka, elektronická výpravna
  • Vyřízení dokumentů, vyřízení a uzavření spisu

 

2. MODUL: Online seminář, 3. 4. 2020, 9:00-12:00

Ukládání dokumentů

  • Ukládání dokumentů v analogové podobě
  • Požadavky na stavebně-technický stav spisoven
  • Ukládání dokumentů v digitální podobě
  • Spisová rozluka

Vyřazování dokumentů a výběr archiválií

  • Příprava skartačního řízení
  • Průběh skartačního řízení

Kontrola výkonu spisové služby

 

3. MODUL: Samostudium, 6. 4. 2020

  • Praktické materiály k prohloubení a upevnění znalostí

 

4. MODUL: Závěrečný online test s výběrem odpovědí do 17. 4. 2020

 

Mgr. Marie Procházková

působí jako archivářka a metodička spisové služby ve Státním oblastním archivu v Praze.

Online - živý přenos

Online - živý přenos

Živé vysílání probíhá online, technické pokyny vám zašleme e-mailem.

Místo konání:

Živé vysílání je interaktivní online seminář, jehož přenos budete sledovat na svém PC, notebooku nebo tabletu - pohodlně ve Vaší kanceláři nebo doma bez nutnosti jakéhokoli dojíždění. A nejen to. Budete moci klást lektorovi i své otázky. Je to technicky velmi jednoduché – informace, jak se připojit, obdržíte včas od našeho zákaznického servisu emailem.